PEC per Associazioni

Il processo di digitalizzazione che ha preso piede nell'ultimo decennio sta coinvolgendo sempre più anche Associazioni ed Enti del Terzo Settore (ETS), che oggi necessitano di diversi strumenti digitali per la gestione delle proprie attività. La PEC (o Posta Elettronica Certificata) è diventata di fatto uno tra gli strumenti indispensabili alle Associazioni, e lo è in diverse circostanze. Il passaggio al nuovo RUNTS, ovvero il Registro Unico Nazionale del Terzo Settore, è una di queste, ma non è l'unica.

Che cos'è la PEC per le Associazioni

La PEC, nel caso delle Associazioni e degli ETS, rappresenta una delle chiavi principali per la gestione delle comunicazioni più importanti. Consente notificazioni con pieno valore legale di documenti e atti "senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l'utilizzo" (comma 9 dell'articolo 16 del DL 185/2008).

È uno strumento che offre molti vantaggi. Innanzitutto permette che gli scambi di informazioni avvengano in modo altamente sicuro e certificato, infatti la PEC ha la stessa validità legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, è opponibile a terzi (ad esempio in caso di diatribe) e ha data/ora certe. In più, l'utilizzo della Posta Elettronica consente un notevole risparmio di tempo, in quanto fa sì che qualsiasi comunicazione possa essere gestita online, senza doversi recare ad uno sportello fisico.

C'è di più: un altro grande vantaggio della PEC è che questa porta ad un grande risparmio sulla carta, poiché i messaggi elettronici non hanno bisogno di essere stampati e possono essere conservati digitalmente. Di conseguenza, non è più necessario più riempire scaffali e armadi per la conservazione dei documenti.

PEC per le Associazioni: a cosa serve e quando utilizzarla

Per quanto riguarda le casistiche in cui è richiesto l'uso della PEC nel Terzo Settore, l'elenco è abbastanza vario. Vediamo quelle principali (qui parliamo di Associazioni con Partita IVA):

• ricevere ed inoltrare comunicazioni al RUNTS
• dialogare con Enti e Pubblica Amministrazione
• partecipare a Bandi e ricevere finanziamenti
• inviare e ricevere documenti importanti (come contratti, disdette)
• comunicare con altri Entri del Terzo Settore (Fondazioni etc)
• spedire e ricevere Fatture Elettroniche tramite SDI (Sistema di Interscambio)
• gestire tutte le comunicazioni ufficiali

È utile in questo contesto fare un discorso più approfondito e specifico per due tipologie di associazioni:

- Associazioni sportive non professionistiche

Dal 1° Luglio 2021, come stabilito da nuovo Codice di Giustizia Sportiva, per le società non professionistiche è diventato obbligatorio dotarsi di una PEC. Questa può essere utilizzata per affiliazioni, tesseramenti e rinnovi degli stessi.

Gli atleti dilettanti hanno quindi l'obbligo di comunicare l'indirizzo PEC della loro società; se non lo fanno, non potranno procedere al tesseramento o al suo rinnovo.

Naturalmente il possesso della PEC rappresenta anche un grosso vantaggio, perché sarà utile alle associazioni per gestire le comunicazioni con le proprie federazioni, con la Pubblica amministrazione (quindi anche l'Agenzia delle entrate) e con i propri fornitori.

- Associazioni senza Partita IVA

La PEC può essere attivata anche dalle Associazioni che non hanno la Partita IVA (non sono infatti tenute ad averla se percepiscono solo entrate istituzionali o decommercializzate). La procedura da seguire è la stessa prevista per le imprese che ancora non hanno aperto una P. IVA: nel caso della PEC Legalmail di Infocert, ad esempio, basta semplicemente oscurare - nella compilazione dei "Dati dell'intestatario del servizio" - il campo di richiesta "Codice Fiscale o Partita IVA" (attraverso il flag posto sotto al modulo e denominato: "L'impresa è in costituzione"). 

Per quanto riguarda invece l'utilizzo effettivo della PEC, per le Associazioni senza P. IVA questo è finalizzato principalmente all'invio e ricezione di documenti importanti (es. contratti), allo scambio di informazioni con Fondazioni e altri Enti del Terzo Settore e alla gestione di tutte le comunicazioni ufficiali.

PEC e il Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS): cosa c'è da sapere

Abbiamo detto che gli Enti del Terzo Settore devono essere in possesso di PEC per lo scambio di comunicazioni con il RUNTS, o Registro Unico Nazionale del Terzo Settore. A tal proposito vanno segnalati tre aspetti a cui prestare attenzione:

1. l’indirizzo PEC deve essere di proprietà dell’ente
2. l’indirizzo PEC dell’ente non può corrispondere all’account PEC del legale rappresentante, dal momento che il presidente può cambiare, mentre l’indirizzo PEC che sarà pubblicato nel RUNTS rimarrà all’ente
3. nel caso in cui venga eletto un nuovo legale rappresentante, è necessario aggiornare la documentazione conservata presso il provider che offre il servizio certificato. La casella PEC dell’ente infatti viene garantita dal legale rappresentante, che deve caricare il proprio documento di identità in sostituzione del precedente

Quale Casella PEC scegliere per un'Associazione?

Per gestire le proprie comunicazioni nel modo più rapido e protetto possibile, le associazioni possono affidarsi a Legalmail PEC, un portale online sicuro e con pieno valore legale, che consente di attivare la PEC in pochi minuti.

Il valore aggiunto di Legalmail è che dispone, al suo interno, di tante tipologie di caselle PEC, riuscendo così a soddisfare le necessità di ogni Ente/Associazione. A seconda delle esigenze, si può scegliere una casella con più o meno spazio e con Archivio di sicurezza incluso. Allo stesso tempo è possibile optare per funzionalità aggiuntive come la Conservazione a Norma. Ecco tutte le opzioni attivabili:

• PEC Legalmail Standard, con 2 GB di Spazio ed Archivio di Sicurezza incluso
• PEC Legalmail Bronze, con 5 GB di Spazio ed Archivio di Sicurezza incluso
• PEC Legalmail Silver*, con 8 GB di Spazio ed Archivio di Sicurezza incluso e con la funzionalità gratuita Gestione ordini NSO elettronici integrata
• PEC Legalmail Gold*, con 15 GB di Spazio ed Archivio di Sicurezza incluso e con la funzionalità gratuita Gestione ordini NSO elettronici integrata

*Le opzioni Silver e Gold dispongono al loro interno anche di un servizio gratuito ed innovativo - "Leggi le Fatture BtoB" - che permette di identificare e visualizzare le fatture elettroniche ricevute via PEC direttamente nella propria casella Legalmail.

Per quanto riguarda i servizi aggiuntivi di Legalmail PEC, questi consentono di:

• ampliare lo spazio di Inbox, Archivio Sicurezza, Conservazione a Norma: servizio Upgrade PEC
• trasferire un indirizzo di posta @legalmail con noi: servizio Trasferimento PEC
• rinnovare la PEC Legalmail: servizio Rinnovo PEC