PEC, benefici ed opportunità

Posta Elettronica Certificata per PA, imprese e cittadini: i vantaggi di vent'anni di innovazione

Sono passati ormai quasi vent’anni dall’introduzione della PEC: l’Italia, in anticipo sul resto d’Europa, ha disciplinato la Posta Elettronica Certificata già nel 2005. Tutto inizia con l’istituzione del Codice dell’Amministrazione Digitale, o CAD, il testo unico che riunisce le norme riguardanti l'informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese. 

Da allora, la PEC è diventata uno strumento di uso quotidiano per milioni di utenti: pubbliche amministrazioni, aziende e cittadini utilizzano sempre più spesso la posta elettronica certificata per le comunicazioni ufficiali: secondo le previsioni di International Data Corporation (IDC), nel 2026 le PEC italiane saranno 20 milioni, per un totale di quasi 3 miliardi e mezzo di messaggi certificati inviati.

Cosa sono i servizi fiduciari?

La Posta Elettronica Certificata rientra nell’ambito dei servizi digitali che, in base al regolamento europeo eIDAS, possono essere forniti esclusivamente da gestori che soddisfano i requisiti previsti per i prestatori di servizi fiduciari qualificati. 

Oltre alla PEC, sono definiti servizi fiduciari tutti i servizi di creazione, verifica e convalida di firme elettroniche, marche temporali e certificati di autenticazione web come la CIE e lo SPID di livello 2 o 3.

Come ricorda il White Paper di IDC, negli ultimi dieci anni i fornitori qualificati AgID hanno sviluppato un’ampia gamma di servizi di fiducia digitale per cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni italiane:

• PEC: garantisce validità legale, integrità ed autenticità delle comunicazioni;
• SPID: il servizio pubblico di identificazione digitale permette ai cittadini di accedere a servizi online in modo sicuro e affidabile;
• CIE: la nuova carta di identità elettronica consente ai cittadini di identificarsi online in maniera simile a quanto avviene con SPID;
• Firma Digitale: permette di sottoscrivere documenti e messaggi garantendo l’autenticità, l’integrità e la non ripudiabilità
• del contenuto;
• Domicilio Digitale: chiunque abbia una PEC può eleggere il proprio Domicilio Digitale su INAD (Indice nazionale dei domicili digitali). Così facendo, è possibile ricevere le comunicazioni della PA aventi valore legale tramite PEC invece che tramite Raccomandata AR. 

Mentre PEC, SPID e CIE sono servizi italiani che non godono del riconoscimento europeo, la firma digitale è riconosciuta anche al di fuori della giurisdizione italiana. 

PEC e servizi fiduciari: la situazione in Italia e in Europa

Lo scenario dei servizi digitali fiduciari in Italia è all'avanguardia rispetto alla media europea: i servizi fiduciari italiani nascono con l’implementazione della prima versione del Regolamento eIDAS, del 2014. La PEC italiana, che precede di quasi 10 anni il Regolamento comunitario, è in questo senso un’eccellenza e avrà un ruolo centrale in vista dell’introduzione della PEC europea, che sostituirà i servizi nazionali.

Con circa 15 milioni di caselle attive e oltre 2 miliardi e mezzo di messaggi inviati, la PEC è il servizio fiduciario più diffuso in Italia. Entro pochi mesi la PEC italiana sarà sostituita dalla REM (Registered Electronic Mail), e pochi giorni fa il Consiglio UE ha approvato la creazione di una sorta di SPID europeo, un portafoglio di identità digitali dell’UE che permetterà di accedere ai servizi online di tutta Europa utilizzando la propria identificazione digitale nazionale. 

Gli Stati membri, in base al disegno approvato lo scorso 26 marzo, sono tenuti a fornire ai propri cittadini un'applicazione per l'identità digitale entro il 2026. Il progetto dell’Eudi Wallet non sostituirà SPID e CIE, ma li implementerà all’interno di un’app dotata di qr-code e sistemi di near-field communication molto simile a quella che abbiamo conosciuto con l’introduzione del Green Pass. 

PEC, i casi di utilizzo nella Pubblica Amministrazione

Le Pubbliche Amministrazioni italiane utilizzano quotidianamente la PEC da anni, sia nei rapporti tra PA sia per inviare comunicazioni ufficiali a cittadini e imprese: dalla gestione delle gare d’appalto all’invio di atti elettorali e certificati anagrafici, la PEC costituisce l’architrave dei servizi digitali. 

Ciò è vero in particolare in alcuni settori della PA, a cominciare dalla Giustizia: la disciplina del Processo Civile Telematico consente infatti di consultare, notificare e depositare atti e perizie in maniera sicura ed efficiente tramite procedure telematiche rese possibili dalla PEC, che si può considerare a tutti gli effetti l’infrastruttura informatica del PCT.

Nonostante l’ampio utilizzo della PEC nelle Pubbliche Amministrazioni, non mancano i margini di miglioramento: come sottolinea il report IDC, la maggior parte delle PA ha appena iniziato ad implementare API, Intelligenza Artificiale e strumenti di robotic process automation. Questo permetterà di sfruttare al meglio le potenzialità della PEC, grazie all’integrazione con altri sistemi che supportano il protocollo e l’archiviazione dematerializzata dei documenti.

La PEC per le imprese: non solo per comunicare con la PA

Per le imprese italiane, la PEC ha significato un enorme risparmio, non soltanto in termini economici: la sua introduzione ha infatti permesso uno snellimento notevole delle pratiche, consentendo un significativo risparmio di tempo. 

Già capillare per quanto riguarda i rapporti tra imprese e PA, la PEC mostra ancora grandi potenzialità nel contesto dei rapporti tra aziende e cittadini: gli ambiti di applicazione più promettenti riguardano i contratti con fornitori ed enti bancari e l’invio di comunicazioni massive ai clienti. Le oltre centomila aziende italiane che si occupano di export, inoltre, potranno beneficiare notevolmente della prossima introduzione della REM, che permetterà di estendere questo tipo di comunicazioni ufficiali a tutti i Paesi europei.

Il fatto che la PEC sia integrabile con strumenti aziendali come CRM e ERP, rende le potenzialità dell’infrastruttura ancora più promettenti per il prossimo futuro.

PEC e liberi professionisti: mai più code in ufficio

Come riportato nella ricerca IDC, per avvocati, commercialisti e altri studi professionali la PEC è ormai uno strumento indispensabile rispetto al quale “non si può tornare indietro”. Anche gli studi medio-piccoli si trovano ad inviare almeno 5 o 6 PEC al giorno per richieste di indennizzo, diffide, messe in mora e per la comunicazione di altri contenziosi.

Nel 95% dei casi, si legge nel report, la PEC ha reso superfluo il recarsi presso uffici postali e amministrazioni pubbliche: ciò ha permesso anche di eliminare il deposito degli atti dalle mansioni del personale junior, che oggi può concentrarsi su ruoli con un maggior valore aggiunto.

La PEC per i cittadini: risparmio e sicurezza

Anche tra i cittadini la PEC è piuttosto diffusa: la frequenza di utilizzo si limita essenzialmente alle comunicazioni ufficiali con pubbliche amministrazioni, professionisti e aziende. Un caso su tutti è quello dell’invio delle disdette di contratti con aziende di fornitura di utenze come elettricità o pay TV, che la Posta Elettronica Certificata consente di inviare in pochi istanti e in completa sicurezza, garantendo la piena validità legale della comunicazione e delle date in cui questa avviene.

Invece di recarsi all’ufficio postale ed inviare una raccomandata per ogni comunicazione ufficiale, oggi è possibile utilizzare un unico strumento (peraltro molto economico) per inviare documenti, contratti, certificati, richieste e contestazioni. Un notevole risparmio non soltanto di tempo ma anche di soldi, che grazie all’introduzione del Domicilio Digitale estenderà i vantaggi della PEC anche a tutti i rapporti con PA, banche, assicurazioni e imprese.

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Il risparmio della PEC: non solo tempo e soldi, ma anche alberi e tonnellate di CO2

I benefici della PEC vanno ben oltre la semplificazione: si stima che in Italia, tra il 2008 e il 2022, l’impiego della Posta Elettronica Certificata abbia prodotto un beneficio economico pari a circa 3,5 miliardi di euro. Un valore che, secondo le proiezioni IDC, raggiungerà i 6 miliardi di euro nel 2026.

Ma non si tratta soltanto di soldi. La PEC permette di risparmiare milioni di chilometri in spostamenti, influendo significativamente sulle emissioni di CO2 dovute alla mobilità. L’archiviazione digitale dei documenti, inoltre, permette di evitare l’utilizzo di tonnellate di carta, risparmiando alberi e spazi di archiviazione fisici.

In base alle ricerche di IDC, entro il 2026 la PEC permetterà di risparmiare:

• 349 milioni di chilometri di mobilità frizionale, grazie all’eliminazione degli spostamenti per recarsi presso uffici postali, uffici pubblici e sedi di aziende;
• 107 mila tonnellate di CO2, in virtù del taglio drastico degli spostamenti;
• 3.113 ore-uomo FTE (Full-Time Equivalent), grazie all’eliminazione dei tempi di attesa presso gli uffici postali resa possibile dall’accesso da remoto;
• 1,7 milioni metri quadrati di spazio di archivio materiale (un metro lineare di archivio occupa circa 0,2 metri quadrati);
• 70.921 alberi non abbattuti grazie al minore utilizzo di carta (un albero di 130 chili può produrre circa 30,7 risme, l’equivale di 153.000 fogli di carta.

E si tratta soltanto del risparmio che si otterrà nell’ambito dell’interazione con il sistema postale utilizzando la PEC al posto della corrispondenza tradizionale, con particolare riferimento a raccomandate, posta assicurata e atti giudiziari. Un risparmio che potrebbe beneficiare, già nel prossimo futuro, della possibilità di integrare la PEC ad altri sistemi, come i CRM aziendali o il wallet europeo.

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