L’attestazione di conformità delle notifiche PEC

In ambito digitale, ed in base alle normative emanate dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), l’attestazione di conformità di un documento è definita come “l’attestazione che la copia digitale o cartacea di un documento sia perfettamente conforme all’originale. 

In particolare, l’attestazione di conformità può coinvolgere atti e documenti consegnati via PEC. Vediamo quando è necessario produrre un’attestazione di conformità in relazione alle PEC, e come è possibile attestare la conformità di un documento - digitale o cartaceo che sia - all’originale.

L’attestazione di conformità dei documenti non originali

Le figure professionali che possono, a norma di legge, produrre e rilasciare un’attestazione di conformità di un documento presentato in copia sono soltanto due:

• i notai: si occupano di attestare la conformità dei documenti nel momento in cui questi passano dal pubblico al privato, per esempio da un’Amministrazione Comunale ad un cittadino;
• i pubblici ufficiali: sono indicati per legge all’interno di ogni pubblica amministrazione, affinché abbiano il diritto esclusivo di produrre e rilasciare l’attestazione. 

È subito chiaro che tale prassi coinvolga più strettamente le amministrazioni e gli enti pubblici; la digitalizzazione dei servizi inizia infatti proprio dal pubblico, con l’emanazione del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).

L’attestazione di conformità è richiesta in due casi, e cioè quando sia necessario produrre:

• una copia digitale di un documento cartaceo: un documento “tradizionale” che viene digitalizzato deve passare per il controllo dei pubblici ufficiali di cui sopra, che possono controllare i documenti singolarmente o “a campione”, laddove questi rispettino degli standard condivisi da tutte le parti in causa;
• una copia cartacea di un documento informatico: in questo caso, per dimostrare la piena corrispondenza del documento digitale a quello originale, è richiesto che il pubblico ufficiale riporti in calce nome e qualifica, riferimenti per risalire all’originale, luogo, data e firma dell’operazione di attestazione di conformità.

L’attestazione può assumere la forma di un ulteriore documento a parte, oppure quella di un’aggiunta al file originale. Il documento può dunque essere apposto in calce oppure a margine della copia, o ancora allegato al documento originale. 

Questo vale in ogni ambito per cui sia necessario dimostrare la corrispondenza di un documento all’originale. Per capire come funziona l’attestazione di conformità in ambito PEC, bisogna risalire brevemente alla natura peculiare dello strumento di Posta Elettronica Certificata. 

Conformità della notifica PEC

La PEC viene introdotta dal Decreto del presidente della Repubblica n. 68/2005 e dalle successive declinazioni, tra cui appunto il CAD (Codice per l’Amministrazione Digitale). Peculiarità della PEC è quella di rendere i documenti opponibili a terzi e con data certa: un documento transitato via PEC può far valere, in giudizio, la trasmissione stessa del documento ed il momento esatto in cui questo è stato trasmesso. 

A differenza degli strumenti in via di definizione per il passaggio al cosiddetto domicilio digitale, la PEC non garantisce né l’identificazione del mittente né quella del destinatario. 

Ad oggi, è possibile effettuare notifiche via PEC solo laddove il destinatario rientri tra le categorie obbligate a dotarsi di un indirizzo PEC riportato nei pubblici elenchi, ovvero:

• enti pubblici;
• professionisti, per cui l’obbligo risale al 2009;
• società: a partire da Novembre 2011, tutte le società devono aver dichiarato la casella PEC al Registro Imprese;
• ditte individuali: l’obbligo per le Partite IVA e per le ditte individuali risale al 2013.

Quali sono i messaggi PEC che necessitano dell’attestazione di conformità? Lo strumento dell’attestazione di conformità è utilizzato innanzitutto - e in via quasi esclusiva - da avvocati e patrocinanti. Possono infatti essere notificati via PEC gli atti in materia civile ed amministrativa e gli atti stragiudiziali, come per esempio le scritture private ed i verbali di conciliazione.

La quasi totalità degli atti processuali, dunque, può essere notificata a mezzo PEC laddove esista un indirizzo nei pubblici registri. In particolare, i documenti copiati in formato digitale hanno la stessa capacità probatoria dell’originale se:

• la conformità all’originale è attestata dal notaio o dal pubblico ufficiale;
• rispettano le regole indicate nell’art. 71 del CAD, poi convertito nel Decreto 26 Agosto 2016, n. 179 che lega la normativa della PEC al cosiddetto Regolamento  eIDAS (Regolamento europeo per l'identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno).

In pratica, l’avvocato può notificare atti in origine cartacei semplicemente scansionandoli ed attestandone conseguentemente la conformità con le modalità descritte sopra. In base alle modifiche intervenute con l’applicazione dell’eIDAS - che prevede certezza non solo per data e ora, ma anche per quanto riguarda l’identità di mittente e destinatario - l’avvocato deve essere in possesso di Firma Digitale che ne attesti l’identità.

Come si produce e trasmette la dichiarazione di conformità della notifica PEC?

Nonostante l’applicazione dell’eIDAS abbia reso necessarie molti aggiustamenti alla normativa italiana, per quanto concerne l’attività di notificazione di atti per via telematica da parte degli avvocati, resta in vigore la legge 53 del 1994. 

Tale norma prevede l’uso esclusivo della PEC per le notifiche in ambito digitale: il fatto che si tratti di uno strumento elettronico certificato ma non qualificato, in quanto non consente l’identificazione del mittente e del destinatario, viene risolto con l’aggiunta alla prassi dell’obbligo del dispositivo di firma elettronica.

Per essere valida a livello legale e mantenere valore probatorio, la notifica trasmessa via PEC deve rispondere alle seguenti caratteristiche:

• deve essere firmata digitalmente, per quanto detto sopra;
• deve contenere l’attestazione di conformità, che deve essere sottoscritta digitalmente ed allegata alla notifica.

Una notifica di atto processuale a mezzo PEC, perciò, consisterà in un messaggio con almeno due allegati: il documento digitalizzato, e la relata - o attestazione di conformità.

Nel caso del processo civile telematico, così come normato dal Decreto 28 Dicembre 2015, in presenza di una copia informatica di atto, l’avvocato difensore deve attestarne la conformità producendo una breve descrizione, in PDF, del documento in cui deve apparire anche il nome del documento cui ci si riferisce.  

La notifica di atti a mezzo PEC è prevista anche nel caso in cui non esista un fascicolo telematico, come nel caso della Corte di Cassazione o del Giudice di Pace: in questo caso l’avvocato dovrà estrarre copia del messaggio PEC, comprensiva degli allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna, su supporto analogico e poi attestarne la conformità.