Cosa sono e come funzionano le notifiche a mezzo PEC

Notifica di atti a mezzo PEC: cos’è, cosa deve contenere per avere valore legale e in quali casi è considerata nulla

La notifica a mezzo PEC è un procedimento sempre più utilizzato per la trasmissione di atti amministrativi e giudiziari: le caselle PEC attive in Italia sono oltre 14 milioni (AgID, Giugno 2022), e il Decreto Crescita 2.0 (Decreto Legge n.179 del 2012) dispone che “le comunicazioni e notificazioni di cancelleria nel settore civile sono effettuate esclusivamente per via telematica”. 

Le notifiche di atti amministrativi e giudiziari via PEC rientrano nel processo di digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni e dei servizi al cittadino, e saranno sempre più centrali nella vita di imprese e privati. È importante perciò sapere cos’è una notifica a mezzo PEC e come funziona, ma anche qual è la sua validità legale e quali sono i casi in cui la notifica può essere annullata.

La notifica tramite PEC

Notificare un atto significa consegnarlo al destinatario in modo da poter presumere, in termini di legge, che quest’ultimo sia a conoscenza del contenuto dell’atto. Per essere legalmente valida, la consegna dell’atto va perfezionata mediante l’avvenuta notifica, e cioè la prova che il destinatario sia giunto in possesso dell’atto e quindi sia nella possibilità di conoscerne il contenuto.

Un atto notificato in tal modo - ovvero ai sensi del codice di procedura civile, articoli 137 e seguenti - viene considerato valido anche nel caso in cui il destinatario rifiuti di ricevere la notifica o, per qualunque motivo, decida di non leggere il contenuto della comunicazione. 

In ogni caso, la Legge prevede tre modalità di notifica degli atti:

• consegna a mano;
• raccomandata con ricevuta di ritorno;
• PEC - Posta Elettronica Certificata.

La notifica a mezzo PEC è equiparata a quella con Raccomandata A/R ed è uno strumento sempre più diffuso: oggi anche gli avvocati possono ricorrere in proprio alla notifica tramite PEC di atti giudiziali e amministrativi, e per essere raggiunti da un atto tramite posta elettronica certificata è sufficiente che il proprio indirizzo di posta elettronica certificata sia presente in uno dei Pubblici Registri riconosciuti dalla Legge. 

Il valore legale della notifica via PEC

Come riportato nell’Articolo 4 del Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, “la posta elettronica certificata consente l'invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge”. 

Nello specifico, ogni volta che si invia una PEC, vengono certificati e sono opponibili a terzi:

• l’autenticità della casella PEC del mittente;
• l’integrità della trasmissione;
• l’autenticità e l’integrità del contenuto trasmesso nella Busta di Trasporto;
• data e ora dell’invio della comunicazione.

Come indicato nella circolare della Ragioneria Generale di Stato n. 3/2014, la PEC “dimostra l’invio e la ricezione del messaggio ma non garantisce, di regola, il contenuto del documento o dei documenti ivi presenti”.  

Per questo motivo, affinché la comunicazione abbia pieno valore legale, tutti gli allegati della PEC devono essere sottoscritti con firma digitale, che assicura l’integrità e l’immodificabilità del documento e identifica univocamente il mittente.

Notifica PEC: come funziona

Quando si invia un messaggio di posta elettronica certificata, il gestore del servizio PEC invia al mittente una ricevuta di accettazione e crea una Busta di Trasporto contenente il messaggio e i dati relativi all’invio, che può essere criptata oppure firmata digitalmente per certificare il contenuto del messaggio. 

Entra quindi in gioco il provider PEC del destinatario del messaggio, che accetta (o rifiuta) la busta, invia al gestore PEC del mittente una ricevuta di presa in carico e inoltra il messaggio al destinatario finale. Soltanto a quel punto viene emessa una ricevuta di avvenuta consegna, che viene inviata al mittente della comunicazione. 

La ricevuta di consegna certifica la ricezione del messaggio da parte del destinatario e ne perfeziona l’invio anche in termini di legge.

Notifica PEC: indirizzo non valido e altri possibili errori

Nel momento in cui si viene raggiunti da una notificazione tramite PEC, è bene tenere a mente le regole tecniche stabilite dalla normativa vigente: alcuni semplici errori da parte del mittente, infatti, possono compromettere l’iter e rendere nulla la notifica. 

Quando si riceve la notifica di un atto via PEC, quello che ci si trova davanti nella propria casella di posta è un messaggio che contiene - come previsto nelle Specifiche tecniche riportate nel Provvedimento 16 aprile 2014 - i seguenti allegati: IndiceBusta.xml, Relata.xml.p7m, Relata.pdf ed eventuali altri file in formato PDF.

Affinché la notifica sia valida, sia l’indirizzo del mittente sia quello del destinatario devono essere presenti nei Pubblici Registri riconosciuti dalla Legge. Nel caso di diversi destinatari, inoltre, ognuno di essi deve essere inserito come tale, e non in semplice copia conoscenza. 

L’oggetto della notifica a mezzo PEC deve necessariamente contenere la dicitura “notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”, e tutti gli allegati devono essere firmati digitalmente dal mittente (con estensione .P7M). 

La relata di notifica a mezzo PEC

Quando si tratta di notifiche via PEC, un’attenzione particolare va riposta nella relata di notifica, ovvero la certificazione dell’avvenuta notifica che, nella procedura tradizionale, l’ufficiale giudiziario è tenuto a produrre insieme all’originale e alla copia dell’atto. 

La relata, che ha natura di atto pubblico e quindi ha valore probatorio, è parte fondamentale anche delle notificazioni via PEC, e deve necessariamente contenere le seguenti informazioni:

• nome, cognome e codice fiscale dell’avvocato notificante;
• nome, cognome (o ragione sociale) e codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti (il cliente dell’avvocato);
• nome e cognome, o ragione sociale, del destinatario della notifica;
• l’indirizzo PEC a cui l’atto viene certificato;
• l’elenco da cui è stato estratto l’indirizzo PEC utilizzato;
• l’attestazione di conformità, laddove richiesta;
• l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo per le notificazioni effettuate in corso di procedimento.

La relata di una notifica via PEC deve essere inviata in un file .PDF separato dagli atti notificati, che va allegato come nativo digitale, ovvero elaborato con un programma di videoscrittura, convertito in PDF e infine firmato digitalmente. 

Validità della notifica via PEC: i Pubblici Registri

Una delle poche circostanze a poter determinare l’effettiva nullità della notifica a mezzo PEC, come accennato sopra, è l’invio della comunicazione a una casella di posta elettronica certificata non presente nei Registri Pubblici.

Come stabilito nell’ultimo aggiornamento della Legge 53/1994, “la notifica è effettuata a mezzo  della posta elettronica certificata solo se l'indirizzo del destinatario risulta da pubblici elenchi". 

Gli elenchi cui si fa riferimento sono quelli stabiliti dal D.L. n. 179/2012, e cioè:

• il Registro delle Pubbliche Amministrazioni;
• il Registro delle Imprese;
• RGINDE, il Registro Generale degli Indirizzi Elettronici gestito dal Ministero della Giustizia;
• INI-PEC, l’Indice nazionale degli indirizzi PEC di imprese e professionisti, che contiene anche i riferimenti degli ordini e collegi professionali;
• il Domicilio Digitale del Cittadino e degli enti non tenuti all’iscrizione in albi professionali o nel Registro delle Imprese;
• l’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR), la banca dati unica del Ministero dell’Interno nata per favorire lo scambio delle informazioni tra pubbliche amministrazioni e cittadini.

È bene infine ricordare che, esattamente come avviene con la Raccomandata A/R, una notifica è considerata perfezionata una volta consegnata: nel momento in cui il messaggio arriva nella casella PEC del destinatario, la comunicazione viene considerata a disposizione di quest’ultimo, e quindi valida in termini di legge a prescindere che venga letta o meno, “salva la prova che la mancata consegna sia dovuta a fatto non imputabile al destinatario medesimo”.

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